Concept. Deze tekst is nog niet juridisch nagekeken en de bedrijfsgegevens volgen nog. Hij beschrijft wel precies hoe het systeem werkt.
Privacyverklaring
Wat we van je verwerken, waarom, hoe lang, en wat je daarover te zeggen hebt. Kort waar het kort kan.
Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026
1. Wie we zijn
ErgonomAI, handelend onder de naam indegroep, Dorpsstraat 43, 4751 AJ Oud Gastel, KvK 42139050, btw NL005531041B37. Bereikbaar via contact@ergonomai.nl of +31 6 41 561 628. Voor alles in deze verklaring, behalve hoofdstuk 5, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
2. Bezoekers van deze website
We houden geen bezoekersstatistieken bij en gebruiken geen analytics, pixels of advertentiecookies. De webserver schrijft geen toegangslog. Het enige dat kortstondig wordt bijgehouden is je IP-adres bij het invoeren van een code of het aanvragen van een inloglink, om raden tegen te gaan; dat vervalt na een kwartier en wordt nergens anders voor gebruikt.
3. Als je ons mailt
Dan bewaren we je naam, e-mailadres en wat je schrijft, zo lang als nodig is om je te antwoorden en, als er een overeenkomst uit voortkomt, zo lang die loopt. Grondslag: de stap naar een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG) of ons gerechtvaardigd belang om op een vraag te kunnen antwoorden.
4. Coaches en beheerders van een sportschool
Wie namens een sportschool inlogt, heeft een account. Daarvan verwerken we:
| Gegeven | Waarom | Hoe lang |
|---|---|---|
| Naam en e-mailadres | inloggen en aanspreken | zolang het account bestaat |
| Rol en school | bepalen wat je mag zien | zolang het account bestaat |
| Tijdstip van laatste inlog | beheer door de school | zolang het account bestaat |
| Inlogcodes en -links, gehasht | eenmalig inloggen zonder wachtwoord | 10 minuten |
| Sessie, als gehasht token | ingelogd blijven | 14 dagen |
| Wie welke weging invoerde of corrigeerde | navertellen bij een geschil | zolang de weging bestaat |
Grondslag is de overeenkomst met de sportschool (art. 6 lid 1 onder b). Een beheerder van de school kan een account aanpassen, deactiveren of wissen; wijzigt het e-mailadres, dan krijgt het oude adres daar bericht van.
5. Deelnemers: hier is je sportschool verantwoordelijk
Doe je mee aan een challenge, dan is je sportschool de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij leveren de techniek en doen niets met je gegevens buiten wat de school ons opdraagt. Met vragen over je gegevens kun je bij je coach terecht; wat je zelf kunt staat hieronder.
Wat het systeem van een deelnemer bewaart:
| Gegeven | Waarom |
|---|---|
| Een label, gekozen door je coach (standaard een nummer) | zodat de coach deelnemers uit elkaar houdt |
| Je toegangscode, alleen als hash | toegang tot je eigen stand |
| Je gewicht per week, in grammen | de ranglijst |
| Wanneer en door wie je toestemming is vastgelegd | de grondslag voor het verwerken van je gewicht |
| Of je bent uitgeschreven, en of je om verwijdering hebt gevraagd | je eigen keuzes uitvoeren |
Er staat geen naam, e-mailadres of telefoonnummer van je in het systeem. Je coach weet wie je bent; wij niet. Je gewicht is een gezondheidsgegeven; de grondslag is je uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 onder a), die je coach vastlegt voordat er een gewicht ingevoerd kan worden. Je ziet alleen je eigen positie en percentage; anderen zien jouw gewicht niet, en jij dat van hen niet.
Wat je altijd zelf kunt, op je eigen pagina:
- Alles downloaden wat er over je bewaard wordt, inclusief je gewichten.
- Je deelname stopzetten.
- Om verwijdering vragen. Je coach ziet dat verzoek en voert het binnen een maand uit; het is een recht, geen verzoek dat de school kan weigeren.
Je toestemming intrekken kan via je coach: daarna kan er geen gewicht meer bij en tel je vanaf je laatste weging niet meer mee in de ranglijst.
6. Bewaartermijnen
Elke sportschool stelt een bewaartermijn in, standaard twaalf maanden na afloop van een challenge. Daarna worden de deelnemers en al hun wegingen automatisch gewist; alleen het feit dát er een challenge liep blijft bewaard, zonder personen. Accounts van coaches bestaan zolang de school ze laat bestaan. Stopt de overeenkomst met een school, dan krijgt de school zijn gegevens mee en wissen wij ze binnen dertig dagen.
7. Cookies
Alleen functionele cookies, nodig om de dienst te laten werken. Daarvoor is geen toestemming vereist en er is dus ook geen cookiebanner.
| Cookie | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| indegroep_sessie | ingelogd blijven als coach of beheerder | 14 dagen |
| indegroep_deelnemer | je eigen stand bekijken na het invoeren van je code | 12 uur |
| indegroep_inlog_email | onthouden welk adres een inlogcode heeft aangevraagd | 15 minuten |
8. Wie er nog meer bij kunnen
Niemand buiten de partijen die de dienst technisch mogelijk maken. Alle drie in de EU.
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| OVH (EU) | de server en de database |
| Resend (EU-regio) | het versturen van inloglinks en uitnodigingen aan coaches |
| nog niet ingericht | versleutelde back-ups van de database |
We verkopen geen gegevens en delen niets met adverteerders.
9. Beveiliging
- Toegangscodes en inlogcodes staan alleen gehasht in de database, met een geheime sleutel die niet in de database staat.
- Gegevens van verschillende scholen zijn in de database zelf van elkaar afgeschermd, niet alleen in de applicatie.
- Coaches loggen in met een eenmalige link of code per e-mail; de beheerder van de dienst heeft daarbovenop een wachtwoord en een authenticator-app.
- De beheerder van de dienst kan niet bij groepen, deelnemers of wegingen.
- Alle verbindingen gaan over https.
10. Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van je gegevens. Ben je coach of beheerder, mail ons; ben je deelnemer, dan regel je het via je eigen pagina of je coach (hoofdstuk 5). Vind je dat we er niet goed mee omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Datalekken
Gaat er iets mis, dan leggen we vast wat er gebeurd is, melden we het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet, en informeren we de betrokken sportscholen zonder onredelijke vertraging zodat zij hun deelnemers kunnen informeren.
12. Wijzigingen
Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en melden we dat aan de sportscholen. De datum bovenaan zegt wanneer dat voor het laatst gebeurde.